De l’importance du Contract Management Plan

Interview de Vincent Leclerc – Senior Contract Manager à la Direction des Projets Industriels / ENGIE

A quoi bon tous ces efforts pour négocier le meilleur contrat si on ne prévoit pas les moyens de bien le manager. Le Contract Management est loin de s’arrêter à la signature du contrat bien au contraire ! Il est primordial en phase de démarrage d’un contrat de s’assurer que toute l’équipe de projet, et pas uniquement le Contract Manager quand il y en a un, comprenne le contrat, sa structure, les obligations et les processus tels que les approbations, les change-orders, ou encore la coordination entre les Parties sans oublier les risques et opportunités liés au contrat à gérer tout au long de son exécution…C’est typiquement ce que le Contract Management Plan apporte, document encore trop souvent négligé.

En quelques mots, Vincent, comment pourriez vous définir un Contract Management Plan ?

Quoi de plus rébarbatif que la lecture d’un contrat, document qu’il ne faut pas considérer uniquement à travers les T&Cs (Terms & Conditions) mais bien dans sa totalité, i.e. conditions générales amendées par des conditions particulières renvoyant vers de nombreuses annexes. Aussi, le Contract Management Plan doit aider les acteurs du projet à comprendre le scope/périmètre (le plus facile à mon avis) mais également les caractéristiques du contrat (reporting, suivi des obligations des Parties prenantes, paiement, jalons, exigences tant techniques que règlementaires, règles de réception) et surtout les risques et opportunités. Le Contract Management Plan explique encore la gouvernance contractuelle en terme de coordination, terme que personnellement je préfère à celui de communication.

Le Contract Management Plan permet à la mission de Contract Management :

• De faciliter la connaissance du contrat, des obligations des Parties prenantes pour les acteurs du projet
• De comprendre les risques/opportunités du contrat et savoir les gérer
• De synthétiser les indicateurs de performances à suivre

L ’appellation Contract Management Plan est très largement utilisée dans la culture anglo-saxonne mais j’ai aussi lu d’autres termes pour ce document selon les organisations.

Si je devais retenir 2 objectifs pour ce Contract Management Plan, je dirais que c’est le document support pour la sensibilisation contractuelle de l’équipe projet (ou « contract awareness ») qui rend plus accessible le contrat, évitant ainsi que ce dernier ne finisse au fond du tiroir sans en avoir tiré le maximum d’opportunités.

Mais finalement c’est l’affaire du Contract Manager ! Vous pensez qu’il lui faille écrire sa stratégie alors qu’il l’a parfaitement en tête ?

Tout le monde s’accorde à dire que le Contract Manager, dans son rôle transverse entre le chef de projet ou Project Manager, le Directeur technique, le Project Management Office (fonction support regroupant le project control, le risk management, la gestion documentaire), le juriste et l’acheteur (et pardon pour ceux que j’ai oubliés !), ne peut être partout en même temps.

Aussi, parce qu’il est communiqué à toute l’équipe, limite les situations trop souvent rencontrées de positionnement pris lors d’une réunion ou par un courrier/courriel ou encore une prise de décision par un des membres de l’équipe pouvant avoir de lourdes conséquences pour la Partie qu’il représente. Fort du constat que le Contract Management est porté par l’équipe et pas uniquement le Project Manager ou le Contract Manager, quand il est identifié, le Contract Management Plan s’impose et sera d’autant plus apprécié au quotidien qu’il est synthétique, facile à lire et dans un format que l’on peut emmener avec nos dossiers.

Qui plus est, il faut garder en tête que le Contract Manager ne va peut-être pas rester tout au long de la vie du contrat qui peut durer de longues années.

J’ajoute que je trouve par l’intermédiaire du Contract Management Plan l’occasion pour le Contract Manager de mettre en évidence toute sa valeur ajoutée, s’il fallait encore convaincre quelques chefs de projets !

Pour vous quel est le moment idéal pour établir ce Contract Management Plan ?

Définitivement à l’issue de la négociation du contrat et pour le démarrage de son exécution. Le Contract Management Plan sera le support facilitant le transfert de la phase de développement vers celle de réalisation. J’attire l’attention sur le fait que ce document une fois écrit doit être présenté à l’équipe projet lors d’une réunion et pas uniquement partagé par une simple diffusion. Chacun y trouvera alors l’occasion d’exprimer ses interrogations, de comprendre la structure du contrat, d’avoir saisi les spécificités du contrat (vous savez le détail que le diable a placé en italique !) et pourquoi pas aura envie de se plonger dans un chapitre pas directement lié avec le document/annexe traitant de son domaine ou sa discipline qu’il connait de toute façon pour l’avoir bien souvent écrit. En plus, quelle belle opportunité pour un team building !

Le Contract Management Plan est un document qui vit et donc il doit aussi être revisité lorsque le contexte du contrat a évolué de façon significative.

Enfin, sans vous demander un sommaire précis du Contract Management Plan, quels sujets importants doivent y figurer ?

J’ai pris l’habitude d’insister sur les thèmes suivants :

• La synthèse de la phase de négociation
• Les Risques et Opportunités
• La gouvernance du contrat
• Les jalons, mécanisme de rémunération
• Les pénalités, garanties
• La gestion des change-orders et des conflits
• Les mécanismes de réception, sans oublier le processus de clôture du contrat

Dernier détail, qui ne fait aucun débat, le Contract Managment Plan reste un document interne et ne saurait être partagé avec l’autre Partie.