Interview - Contracktime - Nicolas Forest - CONTRACTENCE le blog du contract management par Jean-Charles Savornin

Interview – Contracktime – Nicolas Forest

Bonjour Nicolas Forest, pouvez-vous vous présenter ?

Il y a près de 20 ans, je sortais d’une double formation en droit et commerce sans jamais avoir entendu parler de contract management.

J’ai eu la chance de démarrer ma carrière dans un environnement anglo-saxon, qui m’a élevé au contract management par étape. J’ai débuté au poste de quantity surveyor, puis contract analyst, puis contract engineer et enfin contract manager.

En 2011, j’ai choisi la voie de l’entrepreneuriat. J’ai ouvert la société Forest CM spécialisée en Claim management. Pendant les 10 années qui suivront, j’ai appris encore beaucoup en intervenant sur de nombreux projets en difficulté au niveau des dépassements de planning et budget.

En 2023, je lance l’application Contracktime qui permet sur toute taille de projet, de toute industrie, de comprendre et expliquer les écarts par rapport au planning et au budget.

Pouvez-vous nous dire comment vous est venue l’idée de cette application Contracktime ?

Actuellement, le contract management est essentiellement développé dans les grands groupes, les grandes sociétés.

Il faut comprendre que le processus intellectuel de gestion contractuelle et commerciale d’un contrat reste absolument le même que vous gériez un contrat de 200 k€ ou de 3 milliards €. La seule différence est le volume de données à traiter.

Pour étayer mon hypothèse pendant la phase d’étude de marché, j’ai pris mon bâton de pèlerin et je suis allé rencontrer des directions de PME. Elles m’ont confirmé qu’elles connaissent désormais le contract management. Elles le voient au quotidien chez leurs gros clients. Malheureusement (ou heureusement pour certains), le marché de l’emploi des Contract Managers expérimentés est quasiment inaccessible aux PME. Plusieurs fois j’ai entendu « Nicolas, ton expertise m’intéresse mais ton coût est supérieur à la marge que je fais sur la plupart de mes projets ».

Une prise de recul sur près de 20 ans de pratique m’a permis de rapidement identifier que dans mon travail au quotidien, je passais près de 80% de mon temps à récolter et traiter des informations produites non pas par moi mais par les acteurs « productifs » du projet ; les 20% restant étant dédiés à la valeur ajoutée du contract management à savoir l’analyse contractuelle et commerciale.

Contracktime permet donc aux « productifs » (les acteurs du projet) de traiter collaborativement et de manière intelligente leurs données au moment où ils les produisent. Quelques minutes au quotidien sur contracktime remplace alors des heures de recherche et traitement lorsque l’on souhaite comprendre, expliquer et chiffer un événement qui survient en cours de projet et qui n’était pas prévu dans le contrat initial.

La collecte et le traitement des données comme les emails et les comptes-rendus de réunion sont des tâches qui peuvent et doivent être digitalisées pour que les acteurs « productifs » du projet se concentrent sur la réalisation du projet !

C’est ainsi que Contracktime est née.

Que propose Contracktime ?

Contracktime permet d’intégrer dans le ou les plannings de votre projet, les emails et les comptes-rendus de réunion produits quotidiennement par tous les acteurs du projet, que cela soit :

Vous, votre équipe projet au sens large qui va de l’administratif à la direction tout en passant par les ressources support (legal, achats,…)
les représentants de vos clients, de vos fournisseurs, sous-traitants et autres partenaires.

En intégrant ces données dans votre planning, vous êtes en mesure de comprendre à chaque instant qui travaille sur quoi et quand et ainsi anticiper des conflits de planning et de dépassement de budget.

Est-ce une solution d’Intelligence Artificielle ?

Non. Il s’agit d’un archivage intelligent de données produites en cours de projet.

A quels besoins répondez-vous ?

Nous répondons à deux besoins critiques :

Comprendre et expliquer les écarts par rapport au planning et au budget du projet

Donner une vision complète et exhaustive de tous les travaux, réalisations faits et non prévus au(x) contrat(s) du projet.

Quels sont les bénéfices pour vos clients ?

Chiffrer quasi en temps réel au plus juste l’impact planning et coût de ces écarts.

S’assurer que chaque heure produite par les équipes projet génère bien du chiffre d’affaires par rapport à ce qui est prévu au budget.

Economiser 80% du temps de préparation des discussions commerciales et contractuelles en éliminant le temps de recherche et traitement des informations à analyser

Enfin, Anticiper ! En étant en mesure d’identifier un écart dès sa survenance et ainsi le communiquer à la partie concernée au projet pour trouver au plus tôt une solution contractuelle et commerciale au lieu de laisser trainer et d’aboutir éventuellement à une dispute qui aurait pu être largement évitée.

Quelles sont les prochaines étapes pour vous ?

Contracktime permet de travailler collaborativement au sein de l’équipe projet des clients.

Mais pourquoi ne pas réussir à les convaincre d’étendre cette collaboration avec leurs clients, fournisseurs, sous-traitants, partenaires ? Mon ambition, derrière Contracktime, c’est de changer les mentalités de l’ensemble des partenaires du contrat, et de fluidifier la circulation de l’information afin de la rendre réellement collaborative et centralisée.

Finalement que cela soit de manière amicale ou devant un tribunal, les accords se feront toujours sur la base des écrits échangés par les parties. Puisque l’email ou le compte-rendu de réunion qui servira de justificatif est commun et indiscutable pour les parties (elles sont en copie de l’email ou participantes à la réunion) autant analyser ensemble les conséquences et mettre à jour le contrat dès que l’événement se produit.

Par la flexibilité donnée au niveau du nombre d’utilisateurs (il n’y a pas de gestion de licence individuelle d’utilisateur ; l’entreprise cliente peut avoir autant d’utilisateurs que nécessaire) et par les rôles de sécurité proposées pour restreindre l’accès à certaines données commerciales (car on reste quand même dans une relation B to B), contracktime offre cette possibilité de collaboration étendue.