Maîtrise TOTALE des projets

Optimisation de la durée et des coûts d’un projet – un concept de Stephen A. Devaux

On a l’habitude d’utiliser la méthode du chemin critique pour piloter les projets en mettant de l’effort sur ces tâches qui ne peuvent pas prendre de retard sans impact la date de fin de projet, celles du chemin critique. On mesure l’impact de tout retard, en termes de délais et de coûts, et bien souvent c’est dans le sens des retards. Un peu comme dans la gestion des risques, on a surtout l’habitude de gérer les menaces et pas tellement les opportunités.

Une démarche très utilisée est d’établir des scénarios pour rattraper les retards, il faut donc optimiser le chemin critique du planning. On peut jouer sur : 

• la durée des tâches du chemin critique (en y ajoutant des ressources, en jouant sur la productivité des ressources, ou en changeant le périmètre), 
• sur les dates de début des tâches critiques, 
• et enfin changer la logique du réseau planning sur ce chemin critique.

Mais de combien de temps peut-on optimiser le planning ? et sur quels éléments faut-il agir pour une maîtrise totale des projets ?

C’est là qu’intervient la notion de CRITICAL PATH DRAG, pour une maîtrise totale des projets, que Stephen A. Devaux a décrit dans son livre ‘’Total Project Control’’

Le CRITICAL PATH DRAG est la quantité de temps que chaque activité apporte au projet. C’est l’inverse de la marge totale. C’est en fait la quantité de temps qui peut être sauvée sur le projet, en réduisant la durée des tâches ou en supprimant des tâches complètement.

Le DRAG est une donnée du chemin critique. Sur un planning séquentiel avec un chemin continu, le DRAG correspond à la durée des tâches. Sûr que si on fixe alors à zéro la durée d’une tâche critique, on optimise et le DRAG = 0.  

Si une tâche sur le chemin critique est entourée d’autres tâches qui s’effectue en parallèle, comme c’est souvent le cas, le DRAG est le nombre le plus faible entre :

• la durée de la tâche critique enveloppe ;
• la marge totale de la tâche en parallèle qui a la marge totale la plus faible.

Le diagramme de Gantt ci-dessous représente ce cas :

Dans le cas ci-dessus, la tâche A1020 peut être optimisée de 20 jours. Il faut bien comprendre que si cette tâche est optimisée un nouveau chemin critique apparait. Le CRITICAL PATH DRAG est un processus itératif, d’où l’importance des algorithmes de calcul du DRAG dans les logiciels de planification, d’autant plus si le réseau logique intègre des liens de type Début-Début, Fin-Fin ou Début-Fin.

Lorsque les ressources sont chargées, il peut parfois y avoir des ressources insuffisantes pour terminer une tâche au moment prévu, et donc elle est retardée. Si ce retard est sur le chemin critique, il retardera l’achèvement. Ce retard est causé par l’indisponibilité de ressources suffisantes est appelé RESOURCE AVAILABILTY DRAG (ou RAD).

Les projets sont des investissements et sur plus de 99% des projets, les projets plus courts sont plus « rentables » car un déploiement plus précoce permet une utilisation plus précoce, battant les concurrents sur le marché, moins de coûts indirects, etc. 

Le « bénéfice de projet » supplémentaire attendu grâce à un planning de projet plus court est appelé « DRAG COST» et justifie toute dépense (comme des ressources supplémentaires) qui peut être nécessaire pour réduire le CRITICAL PATH DRAG d’un élément de chemin critique donné. Le TRUE COST de toute tâche sur le chemin critique est égale à ses coûts en ressources auxquels s’ajoute le DRAG COST. Par exemple, si une tâche a un budget de 10 000 € et un DRAG de 5 jours et que chaque jour de la durée du projet réduit le bénéfice prévu du projet de 4 000 €, alors le TRUE COST de l’activité = 10 000 € + [5 * 4 000 €] = 30 000 €.

Une notion importante est le VBS, pour Value breakdown Structure. Si une tâche facultative qui ajoute 25 000 € de valeur à notre projet a un TRUE COST de 30 000 €, nous devrions soit changer la façon dont nous réalisons cette tâche soit la supprimer, car elle coûte 5 000 € de plus que ce qu’elle vaut. Parce que le VBS, le CRITICAL PATH DRAG et le TRUE COSTne sont ni compris ni calculés, tous les jours des projets sont exécutés alors qu’ils incluent des tâches facultatives qui enlèvent de la valeur !

Le CRITICAL PATH DRAG est ce qu’un bon logiciel de gestion de projet doit nous dire pour une maîtrise totale des projets : quels facteurs retardent l’achèvement du projet et de combien? En d’autres termes, le CRITICAL PATH DRAG est la métrique de planification la plus critique !  C’est même la seule façon de bien gérer les projets !

Par Jean-Yves MOINE et Stephen A. DEVAUX