La ruse du rockeur
Un bonbon et tout est dit
C’est une histoire de bonbon, qui commence de façon assez banale… Votre contrat a tout prévu. Tout y est, tous les cas de figures, toutes vos attentes. Vous en êtes sûr, c’est exhaustif: votre nouvelle machine de production sera conforme. Le fournisseur ne peut que vous livrez ce que vous attendez, y compris ce point particulier sur les essais…
Un besoin bien précis…
Rembinons … vous achetez une nouvelle machine de production pour votre usine. Bien sûr, vous prévoyez des tests à l’usine du fabricant (les fameux Factory Acceptance Tests). Pour ces tests vous avez un besoin particulier – en fait, standard pour vous, mais particulier pour votre fournisseur: vous souhaitez tester en conditions « réelles ». Votre spécification prévoit donc que votre fournisseur de machine fournisse également la matière première pour les tests chez lui pour une durée de 6 heures de production.
… non livré
Alors pourquoi, le jour des essais, la matière première n’est pas disponible ? Ou plutôt, elle est disponible, mais pas pour 6h, juste pour un échantillon ? Le fournisseur n’a-t-il pas lu la spécification au complet ? Pourtant l’annexe 18 de la spécification technique (elle-même annexe 4 du contrat) était claire, c’est écrit en page 39 !
Un besoin trop complet ?
Le besoin était-il trop exhaustif, trop complet, au point que le fournisseur n’a pas eu (pris ?) le temps de tout lire ?
On vous le dira, un besoin ne peut pas être trop exhaustif. D’ailleurs, ce n’est pas possible: seulement à la fin du projet pourriez-vous être exhaustif, et encore, même de ce point je doute.
Expliquer le contrat au fournisseur ?
Alors aurait-il fallu expliquer le contrat au fournisseur, le lire ensemble, pour valider tous les points ? Mais on le paie aussi pour ça, non ?
La ruse du rockeur
C’est là que vous auriez eu besoin de la « ruse du rockeur« .
C’est l’histoire de Van Halen, groupe de hard rock des années 80-90. Pour s’assurer que toutes leurs nombreuses attentes étaient respectées, ils en avaient glissée une « extravagante » qui leur permettait de « sentir » le contexte: disposer d’un bol de M&M’s, mais sans aucun bonbon marron.
En arrivant dans leur loge, s’il y avait des bonbons marrons, c’était que le contrat avait été mal lu et cela augurait mal de leurs autres exigences…
Et sur vos projets ?
Sur vos projets, vous devez trouver un moyen d’identifier très tôt les non-conformités, en mettant en oeuvre vos propres ruses. Voici quelques unes des miennes:
- Demander un rapport d’avancement périodique à mes fournisseurs: un fournisseur en retard sur son rapport périodique a peu de chances d’être à l’heure à l’échéance finale -> pour anticiper les retards
- Demander des photos d’avancement de la fabrication, du montage,… ou des saisies d’écrans de plans en cours de réalisation -> pour anticiper les retards et détecter quelques non-conformités
- Demander des analyses de risques aux fournisseurs -> pour leur faire identifier ce qui est différent de leurs pratiques habituelles
- Lire le contrat avec le fournisseur -> pour identifier « ce qui manque », « ce qui n’est pas clair », « ce qui est inhabituel pour lui »
Je vous vois venir…. Mais le fournisseur, il n’a qu’à lire le contrat, tout seul, comme un grand ! Certes… Mais le jour où le problème est avéré, qui est dans l’embarras ??? Le fournisseur et vous.
Alors pour dormir sur vos deux oreilles, anticipez avec la ruse du rockeur
Et vous, quelles sont vos ruses de rockeur ?
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Jean-Charles Savornin
Commentaire
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du contract management
Merci Jean-Charles pour ces astuces. Je te rejoins sur le fait que s’il y a incompréhension des attentes ou spécifications le résultat sera n fine pénalisant pour le projet ! Donc ne jouons pas ce jeu.
De mon côté je consacre un temps lors du KOM sur l’explication des spécificités du contrat; mais plutôt que de parler je demande au contractant de présenter ces points pour m’assurer de leur prise en compte et compréhension. Autre point que je questionne : comment avec vous gérer le hand over entre l’équipe de chiffrage et l’équipe de réalisation du contrat. C’est très utile !