Quels outils de contract management ?

Lors d’une récente interview sur le contract management, la journaliste m’a, forcément, posé la question des outils… Que dire…

J’ai chez moi une scie à main, une scie sauteuse et une scie circulaire: trois outils différents qui offrent la même fonctionnalité: couper.

Quel outil utiliser ?

Le choix de l’outil à utiliser dépendra fortement du besoin, c’est-à-dire du matériau à couper, de la découpe à réaliser, de la finition souhaitée, du bruit et de la poussière acceptable, de l’existence de prise électrique (intérieur ou extérieur ?),…

Le process dicte le choix de l’outil

Mon besoin et la façon dont je m’en servirai dicteront mon choix. La manière de se servir de la scie est le process: type de lame, façon de la tenir, équipements individuels de sécurité requis, positionnement des câbles électriques par rapport à la lame, marquages préalables de la découpe,….

Le process dicte donc le choix de l’outil. Pourquoi en serait-il différent dans le monde professionnel ? Un outil est… un outil. Rien d’autre. Il doit venir supporter le process défini, et non l’inverse.

Des personnes établissent et suivent le process et utilisent l’outil

Pour continuer sur cette analogie, la scie ne coupe pas toute seule. Elle est maniée par une personne, qui suit le process, de la même manière qu’en entreprise le process est suivi par le personnel, supporté par l’outil.

L’outil n’est pas structurant

Vous comprendrez dès lors que je n’aime pas cette question de l’outil. Contrairement à ce que certains consultants, principalement les vendeurs d’outils affirment: un outil n’est pas structurant. Je n’achète pas du bois juste pour utiliser ma scie, et je ne fais pas une découpe droite au lieu d’une courbe juste parce que j’ai une scie circulaire !

Nous venons de remonter à la trilogie habituelle du management: personnes – process – outils, parfois dénommée people – process – tools dans la littérature anglo-saxonne.

1. Commencer par les personnes et la culture

Ramenés au contract management, ces trois éléments nous rappellent qu’il faut d’abord commencer par les personnes, avec une acculturation à ce qu’est le contract management, à quoi cela sert, comment et dans quels cas l’utiliser. Cela comprend évidemment la question de ce qu’est un contrat: comment faire du contract management si le personnel de l’entreprise ne sait pas ce qu’est un contrat ? Comment archiver les contrats dans un outil si les gens ne savent pas différencier un document non contractuel d’un document contractuel ?

2. Définir le process

Vient ensuite la question du process: comment les personnes vont archiver les contrats, les suivre, piloter leur rédaction, signature puis exécution…

3. Des outils pour dégager du temps

Enfin, des outils peuvent être mis en place pour supporter cela et dégager du temps aux personnes afin qu’ils se consacrent aux tâches les moins automatisables et les plus créatrices de valeur, et limiter les erreurs humaines.

Et vous, quels outils utilisez-vous ?

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