L’acompte est-il contre-productif ? – Par Marc Louet

La question semble un brin provocante, réservée peut être aux acheteurs dont la trésorerie est tendue, mais essayons d’aller au delà.

Rappelons d’abord que si l’on se place du point de vue de l’acheteur, l’acompte devrait permettre de sécuriser la tenue des délais en donnant à son fournisseur les moyens de commencer les travaux.

Pourtant, on a souvent deux déconvenues avant et après son paiement.

D’une part le processus d’émission de la garantie de restitution d’acompte génère trop souvent les premiers retards (et c’est particulièrement vrai à l’international). En effet, le paiement de l’acompte est souvent le point de départ des délais contractuels ou fait partie des conditions d’entrée en vigueur du contrat et ce paiement n’aura en général lieu que quand la garantie aura été reçue par l’acheteur. Si on a pas été très prévoyant en phase d’offre en vérifiant tout (modèles, circuit d’émission en particulier) cela peut prendre du temps.

D’autre part, une fois l’acompte payé, l’acheteur a peu de moyen de vérifier que l’acompte est bien utilisé pour lancer les actions nécessaires. Au contraire, on constate parfois qu’aucune action n’a été enclenchée après que l’acompte a été payé. Il est vrai que la date de fin et les dates pénalisables sont encore lointaines alors que peut être on a besoin des équipes pour des travaux jugés plus urgents…parfois au grand dam de l’équipe qui s’occupe de votre projet chez votre fournisseur. 

Les conséquence de ces « retards à l’allumage » ne sont pas toujours visibles mais elle ne sont jamais neutres, combien de fois n’avons-nous pas constaté que le « float » du projet a été presqu’entièrement consommé au premier tiers du projet ?

L’acompte serait donc loin de garantir la tenue des délais…

Pourquoi ne pas prendre les choses autrement ?

Le vendeur doit financer ses premières activités (constituer son équipe, lancer les études finales, passer de premières commandes, …) et vous, avez besoinque l’on démarre ces activités sans perdre de temps et à plein régime.Alors, listez ces activités, voyez celles qui sont essentielles pour que votre projet tienne ses délais (pensez en particulier aux étapes cruciales comme l’ouverture du chantier ou les hand over aux autres acteurs du projet) et affectez un terme de paiement à chacune, favorisez celles qui vont faire la différence.

Imaginons par exemple que vous êtes prêt à payer un acompte de 15% (puis 75% aux livraisons) et que, chez votre fournisseur, les 3 premières actions prioritaires pour votre projet sont dans l’ordre la constitution d’une équipe projet dédiée, la fin des études de design et les achats de matières premières. Pourquoi ne pas diviser vos 15% en 3 paiements successifs de 5% ? 

En tant qu’acheteur mais aussi vendeur, on peut trouver beaucoup d’avantages à ce changement de philosophie.

Avec des jalons de paiements régulièrement placés sur le planning de réalisation, vous garderez l’équipe de votre fournisseur motivée et plus soutenue par son management.

Si vous choisissez judicieusement les jalons, vous identifierez plus vite les retards et éviterez par exemple à votre fournisseur la tentation de passer les commandes à la dernière limite (une gestion trop court-termiste du cash peut être génératrice de retards)…

Si vous demandez pour chaque jalon quelques documents bien choisis tels que le planning à jour, la liste des commandes passées, etc… vous aurez une bien meilleure visibilité sur ce qui se passe vraiment.

Mais, quand on y pense, il n’y a pas que l’acompte que l’on peut avec profit découper en plusieurs jalons de paiement. Dès que les montants le permettent et que le risque de retard ne peut être sous-estimé, abandonner les schémas classiques type 20/70/10, pour des schémas avec 10 voire 20 jalons de paiements est une question que l’on doit se poser.

Alors, l’acompte est-il contre-productif ?

Sûrement pas dans tous les cas mais le remettre en question dans le cadre d’une remise à plat plus générale des termes de paiement peut être une démarche gagnante.

Par Marc Louet, Senior Contract & Claim Manager.